Perfektionieren Sie Ihre Prozesse

Eingestaubte Ansichten über langwierige Verfahren, welche schon lange veraltet sind kosten Zeit, Geld und Nerven. Gerade wenn Sie Ihre Aufgaben und Prozesse schon über Jahre hinweg beherrschen schleicht sich leicht eine gewisse „Betriebsblindheit“ ein. Wenn man bestimmte Arbeiten beherrscht und alles gut klappt, warum sollten Sie dann wohl etwas ändern? Manchmal lohnt sich jedoch der Blick aus der Vogelperspektive, also von oben und außerhalb auf den jeweiligen Prozess. Ein bisschen Einsicht zur Veränderung, Innovation oder zum Umdenken schadet nie, besonders was Abläufe angeht.

Wie Sie die eigenen Prozesse objektiv einschätzen und verbessern können

Meist ist es nicht die fehlende Einsicht für die Notwendigkeit von Anpassungen sondern eher die Frage was verändert werden sollte, um einen Prozess zu perfektionieren. Am besten ist es Dritte zu befragen, welche zwar mit dem Thema vertraut, jedoch nicht in Ihrer Firma bzw. in Ihrem Gebiet zu tun haben. Solche Personen könnten Familienmitglieder, Freunde oder aber Praktikanten sein. Blocken Sie Fragen nach dem Sinn von gewissen Arbeitsschritten oder Vorschläge nicht ab, weil Sie denken es ist ein Angriff auf Ihre berufliche Qualität oder Ihr Fachwissen. Seien Sie offen für alle Einwände und schreiben Sie sich am besten alle Eingebungen auf. Durch Diskussionen kommen auch Sie wieder auf neue Ideen und bekommen zusätzliche Motivation für die Veränderungen. So werden nach und nach alle Prozesse geprüft. Schlafen Sie am besten eine Nacht darüber und setzten Sie sich dann mit Ihren Notizen an den Schreibtisch. Sie können nun entweder selbst oder zusammen mit Ihrer behilflichen Person eine Strategie entwickeln. Nehmen Sie sich dabei einen Prozess nach dem andern vor und schreiben Sie, am besten auf dem PC, Ihre Vorschläge nieder wie eine Gebrauchsanweisung. Nehmen Sie sich auch aktuelle Fachbücher zur Hilfe oder Programme wie z.B. mit der Immobilienverwaltungssoftware von Sonixc.com. Nach dem Sie alle Abläufe geprüft, bewertet und bei Bedarf verändert haben erfolgt eine Testphase. Am besten Sie führen vier bis sechs Wochen eine Art Tagebuch in dem Sie festhalten welche Beobachtungen Sie mit der neuen Durchführungsweise machen. Anfangs kann es sein, dass Sie für bestimmte Sachen länger brauchen werden. Dies ist natürlich nur eine Folge der Umstellung und Sie müssen sich erst daran gewöhnen. Nach ein paar Wochen, müssten Prozesse deutlich schneller und effektiver ablaufen, wenn Sie erfolgreich waren. Als Hilfe haben Sie auch in der Anfangsphase Kontakt mit Ihrem Gehilfen oder mit Software wie z.B. mit der Immobilienverwaltungssoftware von Sonixc.com

Stets die Augen offen halten

Je mehr Sie sich mit der Thematik befassen, desto empfänglicher werden Sie für äußere Einflüsse und Ideen. Wichtig ist, dass Sie Ihre neue Motivation ausnutzen. Legen Sie sich einen Ordner an, ob am PC oder in Papierform, in dem Sie sich auch stets im Rhythmus von ca. einem Jahr Termine setzten und sich ansehen was sich von der Prozessänderung bis heute verändert und verbessert hat. Prüfen Sie auch dann alle Prozesse, ob diese noch effektiv und perfekt sind mit einem Geschäftspartner, Kollegen oder online.